IT-apparatuur leasen via equipment lease: zo werkt het

IT is misschien wel de vreemdste investering die een ondernemer doet. Je geeft tienduizenden euro's uit aan apparatuur die over drie jaar alweer verouderd is. Een server van €18.000, een telefooncentrale van €12.000, een complete werkplekinstallatie voor een team van tien mensen — dat zijn bedragen die gewoon op tafel moeten komen. Of je kiest voor een andere aanpak.

Equipment lease is financial lease, maar dan voor bedrijfsmiddelen in plaats van auto's. Je financiert de IT via AFD Lease, betaalt maandelijks een vaste termijn en bent aan het einde eigenaar. Het kapitaal dat je daardoor vrij houdt, kun je inzetten voor personeel, groei of de volgende opdracht. John legt je uit wanneer dat slim is — en wanneer ook niet.

Welke IT-apparatuur kun je leasen?

De meeste IT-apparatuur die je zakelijk productief inzet, komt in aanmerking. Concrete voorbeelden uit aanvragen die bij AFD Lease binnenkomen:

• Servers en opslaginfrastructuur (NAS, SAN, rack-systemen)
• Netwerkinfrastructuur: switches, routers, firewalls
• Telefooncentrales en VoIP-installaties
• Complete werkplekinrichting: werkstations, monitoren, docking stations
• Digitale vergaderzalen: schermen, audio, conferentiesystemen
• Kassasystemen en betaalapparatuur voor winkeliers
• Medische apparatuur met IT-component, zoals diagnostische systemen

Zolang het object identificeerbaar is, een zakelijk doel heeft en een waarde die de financiering rechtvaardigt, is equipment lease in principe mogelijk. De minimale financiering bij AFD Lease ligt rond de €5.000 tot €7.500. Onder dat bedrag zijn de administratiekosten niet meer in verhouding met het voordeel.

Wat zijn de voordelen van IT-lease?

Geen groot kapitaalbeslag

Een serverrack van €20.000 betaal je in één keer als je koopt. Via equipment lease spreid je die investering over 36 of 48 maanden. Bij een looptijd van 48 maanden gaat het om circa €440 tot €480 per maand, afhankelijk van de rente op het moment van afsluiten. Je houdt je werkkapitaal beschikbaar voor wat je bedrijf op dat moment harder nodig heeft.

Voor groeibedrijven die snel moeten opschalen in IT-capaciteit is dat geen klein detail. Je investeert nu, betaalt gespreid en kunt de opbrengst van de apparatuur gebruiken om de termijnen te betalen.

Fiscale aftrekpost

IT-apparatuur die je via equipment lease financiert, staat op je balans als bedrijfsmiddel. Je schrijft het jaarlijks af, net zoals bij een directe aankoop. De rente die je over de financiering betaalt is aftrekbaar als bedrijfskosten. Als BTW-plichtig ondernemer kun je de BTW over de aanschafwaarde terugvragen. Je accountant rekent je het exacte voordeel door, maar per saldo betaal je minder dan het nominale maandbedrag suggereert.

Wanneer is IT-lease niet slim?

Snelverouderende apparatuur

Hier is John eerlijk over: laptops leasen via equipment lease is zelden slim. Een laptop van €1.200 is na twee jaar alweer een generatie achter. Sluit je een contract af van 48 maanden, dan betaal je de laatste maanden voor apparatuur die je medewerkers allang willen vervangen. Voor laptops en smartphones zijn er andere constructies, zoals huren of bedrijfsmatig kopen met snelle vervangingscycli.

Een server leent zich veel beter voor lease. Die gaat vijf tot zeven jaar mee, heeft een substantiële aanschafwaarde en de productiviteitswinst is direct merkbaar. De looptijd van het leasecontract sluit aan op de levensduur van het object. Dat is de basis van een goede equipment lease.

Kleine bedragen

Voor aankopen onder de €5.000 is equipment lease vrijwel nooit de juiste keuze. De administratie rondom de financiering staat niet in verhouding tot het voordeel. Een switch van €800 of een extra monitor van €400 koop je gewoon via je zakelijke rekening. Equipment lease is er voor de aanschaf die écht aankomt op je cashflow.

Hoe werkt de aanvraag?

De aanvraag verloopt via AFD Lease en is minder ingewikkeld dan je misschien denkt. Wat je bij de hand hebt:

• Een offerte of specificatie van de IT-apparatuur
• KvK-gegevens van je onderneming
• Een beeld van je maandelijkse omzet of een recente jaarrekening

John bekijkt je aanvraag en stuurt binnen 24 uur een concreet voorstel. Geen automatisch systeem dat je filtert voordat iemand je situatie heeft gezien. Starters kunnen ook een aanvraag doen — jaarcijfers zijn niet altijd noodzakelijk.

Looptijden bij IT equipment lease lopen van 24 tot 60 maanden. John stemt de looptijd af op de verwachte levensduur van de apparatuur. Een telefooncentrale op 60 maanden is realistisch. Een laptop op 60 maanden is dat niet.

Heb je IT-apparatuur in gedachten waarvoor je een offerte wilt? Bel John. Hij bekijkt of de apparatuur in aanmerking komt, welke looptijd realistisch is en wat het je maandelijks kost. Geen verplichtingen — gewoon een eerlijk cijfer binnen 24 uur.